電子給与明細デメリットとしては、まず電子化を実現するための社内環境づくりに、様々なコストがかかる点です。
例えば従業員が電子給与明細を閲覧するためには、対応デバイスを保有していることが前提になります。
また給与計算をするためのソフトを導入し、それを社内LANで流すシステムの構築も必要です。
さらに給与をデータベース化する上で、ウイルスや不正侵入の対策をはじめ情報漏洩や改ざんの防止といった、様々なセキュリティ対策も求められます。
そしてもう1つのデメリットを挙げるならば、従来の紙の給与明細と新たな電子給与明細とが、1つの職場で混在してしまうケースがあるということです。
給与明細を電子化するにあたっては、全ての従業員の合意が大前提となります。
もし一部の従業員がこれに反対すると、賛成した従業員に電子給与明細を交付する一方で、反対の従業員には従来どおりの紙の給与明細を交付しなければなりません。
このようなケースでは、1つの職場で2つの給与明細が混在することになります。
ペーパーレスが広がる時代背景と共に給与明細の電子化が進んでいますが、電子給与明細書のシステムを導入する前には、メリットだけでなくデメリットもしっかりと理解しておくことが重要です。
電子給与明細の1番のデメリットは、従業員の同意が前提であるということが挙げられます。
社員の中には従来通り紙で給与明細をもらった方が保管も今まで通りで安心だと考える人もいるのではないでしょうか。
そんな社員が過半数いたら、雇用者がいくら導入したいと考えても結局は紙の明細を発行しなければなりません。
それでは、電子化した意味がなくなってしまいます。
トラブルが起こらないようにするためには、事前に社員から同意書を入手する必要があります。
特に比較的年齢層が高い社員が多いとペーパーレスのメリットを十分に説明しないと、浸透するまでに時間が掛かってしまいます。
また、導入後も必要に応じてプリントアウトが可能な環境を用意するべきでしょう。